Plantilla de registro horario en Excel (gratis)
. Esto no es asesoramiento legal.
Aquí tienes una plantilla de registro horario gratuita, en Excel y en CSV, con lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora, cada día. Puedes usarla tal cual o adaptarla. Debajo te contamos qué debe incluir, cómo llevarla y en qué se queda corta una hoja de cálculo.
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¿Qué tiene que incluir una plantilla de registro horario?
El artículo 34.9 dice que la empresa garantizará «el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Ese es todo el contenido que enumera la ley: no menciona el DNI ni otros datos personales.
Por eso la plantilla tiene estas columnas:
| Columna | ¿La exige el artículo 34.9? |
|---|---|
| Fecha | Sí: el registro es diario |
| Persona trabajadora | Sí: el registro es de cada persona trabajadora (el artículo no menciona el DNI) |
| Hora de inicio | Sí |
| Hora de fin | Sí |
| Horas | No: la plantilla Excel la calcula sola a partir de las horas de inicio y de fin |
| Observaciones | No, es opcional |
| Firma de la persona trabajadora | No, es opcional |
Las columnas de observaciones y firma no las pide la ley. Las incluimos porque mucha gente las usa para anotar incidencias o para que cada persona confirme sus horas, pero puedes borrarlas.
¿Es legal llevar el registro horario en Excel?
La ley española no impone un formato: el artículo 34.9 no habla de papel, de Excel ni de software. Lo que sí plantea el Ministerio de Trabajo es que el registro sea objetivo, fiable y accesible: según el preámbulo de su proyecto de real decreto, esos requisitos son «ya exigibles» a raíz de la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C‑55/18). Es la lectura del Ministerio, recogida en un texto que todavía no es ley.
Ese mismo borrador, que todavía no es ley, los define así:
- Objetividad: que el registro refleje la información «de manera imparcial, perceptible e indiscutible».
- Fiabilidad: que los asientos, una vez hechos, no puedan modificarse sin la autorización de la empresa y de la persona trabajadora y que, si se modifican, quede «una huella clara e indeleble de los cambios realizados y de su autoría».
- Accesibilidad: que todas las personas que deban hacer asientos o consultar el registro puedan hacerlo de forma sencilla.
Con una hoja de cálculo, lo difícil es la fiabilidad: en un Excel cualquiera puede cambiar una hora y no queda rastro de quién lo hizo ni cuándo.
¿Cómo llevar la plantilla día a día?
- Una fila por persona y día. Anota la hora de inicio al empezar y la de fin al terminar, no al final de la semana.
- No sobrescribas. Si una hora está mal, no la borres: corrígela en una fila nueva o en observaciones, con el motivo y quién hace la corrección.
- Conserva los registros cuatro años. Es el plazo que fija el artículo 34.9.
- Tenlos a mano. Deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Acuerda cómo se organiza. El artículo 34.9 dice que el registro se organiza por negociación colectiva o acuerdo de empresa o, si no los hay, por decisión de la empresa tras consultar a los representantes legales de los trabajadores.
¿Qué no puede demostrar una hoja de cálculo?
Una plantilla resuelve el «qué» del registro, pero le cuesta probar el «quién» y el «cuándo»:
- Quién cambió un dato. Un archivo se puede editar sin dejar historial de cambios ni autor.
- Cuándo se anotó. No hay forma sencilla de saber si una hora se escribió al momento o días después.
- Que todo el mundo puede consultarlo. Si el archivo vive en el ordenador de una persona, la plantilla y la Inspección dependen de ella para verlo.
- Que no se ha perdido nada en cuatro años. Copias, versiones y archivos dispersos se acumulan.
Son las preguntas que conviene poder contestar si alguien revisa tu registro.
¿Y si el proyecto de real decreto exige el registro digital?
El Ministerio de Trabajo ha preparado un proyecto de real decreto que obligaría a llevar el registro «por medios digitales», cumplimentado de forma personal y directa, y con constancia de la autoría de cada modificación, con una excepción temporal y excepcional si una incidencia técnica, debidamente motivada y justificada, impide registrar por medios digitales (artículo 4.d del borrador). Es un borrador: no estaba publicado en el BOE cuando lo comprobamos, el 9 de noviembre de 2026, así que no está en vigor. Te lo explicamos en la guía del registro horario obligatorio.
Si se aprueba en esos términos, habrá que comprobar si una plantilla rellenada a mano o por otra persona encaja en ellos.
Una alternativa: un registro que guarda su propio historial
Si prefieres no depender de una hoja de cálculo, con Mi Registro Horario cada persona ficha desde el móvil, cada corrección queda registrada con su motivo y su autor, y exportas cualquier periodo al instante en CSV o PDF. Es gratis para siempre hasta 3 empleados que fichan (precio previsto en el lanzamiento).